Dokumenten-Chaos

📁 Schluss mit Chaos: Dokumente richtig benennen und ablegen – Die 3-Sekunden-Regel

Dieser Beitrag schafft klare Regeln für die Dateiverwaltung und beendet das Suchchaos.

1. 🔍 Das Problem des Chaos (Der digitale Keller)

• Erklärung: Viele Nutzer speichern Dateien unter Namen wie Dokument_neu_final_version2.docx. Das führt schnell dazu, dass man die richtige Version nicht mehr findet.

• Der Nutzen: Eine klare Struktur spart Ihnen täglich Zeit, da Sie jede Datei in weniger als 3 Sekunden finden sollten.

• Analogie: Der Computer ist wie ein digitaler Aktenschrank – nur mit klaren Etiketten findet man die Akte wieder.

2. 📝 Die 3-Punkte-Regel zur Benennung

Wir stellen die einfachste und effektivste Benennungsstruktur vor:

1. Datum (Wichtig für die Sortierung): Beginnen Sie immer mit dem Datum im Format YYYY-MM-DD (z.B. 2025-11-24).

2. Projektname: Fügen Sie einen kurzen, klaren Namen hinzu (z.B. Mietvertrag).

3. Beschreibung: Fügen Sie eine eindeutige Beschreibung hinzu (z.B. Entwurf_Mieter_Müller).

   • Endgültiger Name: 2025-11-24_Mietvertrag_Entwurf_Mieter_Müller.pdf

3. 🌳 Die Ordnerstruktur (Der Hauptstamm)

• Tipp 1: Nach Jahr sortieren: Erstellen Sie auf der obersten Ebene Ordner nach Jahr (2024, 2025, etc.).

• Tipp 2: Wenige Hauptkategorien: Innerhalb des Jahresordners nur wenige, klare Hauptordner (Rechnungen, Korrespondenz, Fotos).

• Regel: Maximal drei Ebenen tief gehen (z.B. 2025/Rechnungen/Auto).

4. ✍️ Fazit: Fangen Sie klein an

• Zusammenfassung: Konsistenz ist der Schlüssel. Wählen Sie eine Regel und halten Sie sich daran.

• Nächste Aufgabe: Nehmen Sie sich Ihren "Downloads"-Ordner vor und benennen Sie die 5 ältesten, wichtigen Dateien nach der YYYY-MM-DD-Regel um.